Sådan får du intern kommunikation rigtigt?

Sådan får du intern kommunikation rigtigt?

Indlæg efter
Martin Simonsen

Når det kommer til at vælge en platform til intern kommunikation og informationsdeling, hvordan sikrer jeg mig, at jeg træffer det rigtige valg? Som partner i Ziik har mit team og jeg været involveret i hundredvis af store og små, danske og internationale virksomheder som en del af deres beslutningsproces. Baseret på vores erfaringer, vil jeg gerne dele nogle tips og observationer, du kan finde nyttige i din proces.


Bemærk: Som partner i Ziik er jeg naturligvis forudindtaget. På den anden side er jeg i færd med at vinde glade kunder, ikke kunder, der ville have været lykkeligere med noget andet. Ok? God! Så er vi klar til at tackle det store spørgsmål: Når det kommer til at vælge en platform for intern kommunikation og informationsdeling, hvad er det rigtige valg - for mig, min virksomhed og mine kolleger.

1. Forståelse af det grundlæggende! Undskyldninger, hvis det er lidt teknisk 🤓

Best-of-Breed eller Full-Suite? 

Når du starter din forskning for en kommunikationssoftware, vil du støde på en masse nye vilkår best-of-breed og full-suite, og det er vigtigt at kende disse, da sondringen har afsmittende virkninger på en række andre spørgsmål.


Best-of-breed betyder normalt, at du har at gøre med en softwareplatform, der specifikt blev udviklet til at udføre et begrænset antal opgaver rigtig godt, som intern kommunikation og informationsdeling, personalestyring, tjeklister eller e-læring.


Full-suite bruges oftest til at beskrive en hel suite eller et bundt af løsninger, der forsøger at dække alle din virksomheds behov på én gang, herunder intern kommunikation. Microsoft og Google udvikler sådanne suiter.

Efter at have testet 20 forskellige platforme var det klart, at Ziik var den eneste, der var i stand til at støtte vores komplekse organisation - Ali Gharaee, Subway


Ingen har vundet VM i både fodbold og skiløb

... og lad os se det i øjnene: Ingen nogensinde vil. Så selvom ingen er blevet fyret for at vælge et Microsoft-produkt endnu, er mit råd stadig: Vælg ikke en tjenesteudbyder, hvorfra du kun vil bruge 50% af funktionerne. Dette vil skabe manglende overblik og kompromittere brugervenlighed, hvilket vil blive afspejlet i lavt engagement. Chancerne er, at de ikke er i stand til fuldt ud at fokusere på at udføre nogen af dem samt et specialiseret og fokuseret best-of-breed produkt. Hvis du har brug for en kommunikations- og informationsdelingsplatform, skal du gå med en udbyder, der fokuserer på disse funktioner. Hvis du har brug for en e-learning-løsning, skal du kigge efter en udbyder, der er specialiseret i det. Læring er ikke let! Du har brug for mere end bare software. Eksempel: Hvis en udbyder af kommunikationsplatforme viser dig et onlinespørgeskema med en primitiv gamification-funktion vedhæftet og kalder det et e-learning-system – er de ikke specialiseret i e-læring. Og sandsynligvis heller ikke i kommunikation.


2. Valg af en løsning for nu og i fremtiden

Cloud-computing og SaaS er fremtiden

I din søgning vil du ofte støde på begreberne cloud-computing (eller skybaseret eller bare sky) og SaaS (Software as a Service). Det betyder bare, at et stykke software ikke 'live' og kører på din computer eller dine egne servere. I stedet bruger din computer (enhed) internettet til at få adgang til en computer eller server et andet sted, der kører programmet. Det er ret smart, fordi det betyder, at du ikke har brug for en stor installation for at bruge programmet, du tilmelder dig bare, download appen og begynder at bruge softwaren.  

Software som en service er fleksibel

En anden cool funktion ved cloud computing og SaaS-koncepter er, at din software automatisk opdaterer sig selv, når det er nødvendigt. Det gør det også nemt for tjenesteudbydere at udrulle nye funktioner og funktioner og konstant opdatere programmet, så det passer til din virksomheds behov. Dette er en anden grund til, at gå med en udbyder med en klar retning for deres best-of-breed løsning er dit bedste valg.


Integration er nøglen!

Muligheden for at integrere med andre softwareløsninger skal være et centralt element i din nye kommunikations- og informationsdelingsplatform. På den måde, når din virksomhed har brug for andre tjenester såsom en e-learning-løsning nede ad vejen - vil du være i stand til at integrere en løsning fra en best-of-breed e-learning specialist. E-learning er ikke kun e-learning! Det er et komplekst felt, der kræver viden at mestre. Hos Ziik tror vi på 'The Learning Lifecycle Platform' leveret af Learningbank.


Best-of-breed-løsninger kan være enkeltstående, men er i deres kerne bygget til at fungere problemfrit sammen med andre udbydere. Takket være teknologiske fremskridt er det nu muligt at binde to best-of-breed produkter så tæt sammen, at brugeroplevelsen ikke lider, når du skifter mellem de to.

Ziik gør absolut kommunikation, samarbejde og deling af dokumenter lettere – især når virksomheden, som det ofte er tilfældet i vores branche, ikke er centraliseret ét sted - Christian Cordsen, Vesti Olsen &Amp; Hansen A/S

Hvis du vælger specialiserede softwaretjenester, reduceres dine risici

Ved at vælge en specialiseret, abonnements- og skybaseret SaaS-løsning er også risikobegrænsende, fordi der ikke kræves store forhåndsinvesteringer. Du tilmelder dig og går, du betaler kun for, hvor mange brugere du faktisk har - og du kan normalt annullere dit abonnement med en måneds varsel. Derudover er løsninger som der designet til at vokse med din virksomhed. Tilføjelse og onboarding af nye medarbejdere eller nye forretningsværktøjer kan gøres med et klik. 


Hvis du på den anden side går med en full-suite løsning, skal du vide, at det kan være langt mere komplekst at erstatte utilstrækkelige funktioner med specialiserede, når du vil gøre det. Desuden vil du betale for funktioner, som du ikke rigtig har brug for.


Alle ovenstående punkter sikrer, at du får en løsning, du kan begynde at bruge i dag, samt noget, der er fremtidssikret!


3. Hvordan er Ziik placeret i alt dette

Ziik's tilgang til best-of-breed

Ziik er en best-of-breed platform, 100% dedikeret til intern kommunikation og informationsdeling. Vi har genopfundet intranettet og afskaffet unødvendig funktionalitet og komplekse brugergrænseflader. Dine medarbejdere behøver ikke at bruge tid på at lære at bruge det, da det kommer intuitivt, og du kun betaler for det, du har brug for. Vi har valgt denne tilgang, fordi kommunikation er et tidløst, generisk behov, der ikke er begrænset til en bestemt industri. Det er ikke en tendens, der vil falme ud med tiden. 

Djævelen er i detaljen

Mens vi taler om kommunikation, er det vigtigt at bemærke, at det er meget vanskeligt at følge en simpel liste over krav, når du vælger en ny softwareløsning. Variationen i forskellige funktioner er for stor til blot at 'krydse dem af' uden at gøre mere grundig test. 


Som eksempler kan jeg påpege, at grupper ikke kun er grupper, og Chat er ikke bare chat. Hvis du starter en helt ny kommunikationsplatform, og alle dine medarbejdere er slået sammen i den samme chat - bliver den ikke brugt. Hvis din platform kræver, at medarbejderne selv finder og tilmelder sig bestemte grupper – bliver de ikke brugt. 


Så hvis din tjekliste beder om "Grupper og chat", skal du sørge for, at systemet giver dig mulighed for at oprette dine grupper, som du vil, så de er relevante for din virksomhed og dine kolleger. Sørg derefter for, at systemet er designet til at give dig mulighed for at oprette regler for f.eks. automatisk at føje medarbejdere til bestemte grupper baseret på deres funktion eller geografi – eller hvad der er relevant for din virksomhed – samt give dig mulighed for at tilføje medarbejdere manuelt. På den måde vil alt være i gang og klar til at bruge første gang en ny bruger logger ind. I dag er Grupper i Ziik den mest anvendte funktion på tværs af alle vores kunder, og det fungerer begge veje. 

Et sandt aktiv skaber ægte brugerengagement

Som nævnt ovenfor behøver dine kolleger ikke gøre meget for at komme i gang med Ziik. Faktisk skal de bare logge ind og gå med alt, hvad de har brug for for at kommunikere med kolleger og relevante ledere, der allerede er oprettet. Vores unikke markedsposition er at skabe reelt engagement gennem kommunikation og ved at give brugerne mulighed for at finde og få adgang til de oplysninger, de har brug for, når de har brug for det. 


Ved at gøre dette er Ziik blevet et sandt aktiv for medarbejderne. Et nyttigt værktøj, der gør deres arbejdsdage lettere og sjovere. Det unikke hierarki og blanding af funktioner resulterer i, at alle Ziik-brugere aktivt bidrager til at generere indhold, der er relevant for deres virksomhed og kolleger. Slutresultatet er en bottom-up-tilgang, der i sidste ende kræver færre ressourcer fra central ledelse for at drive og drive. 

Appen har været enormt værdifuld for vores medarbejdere. Mit gæt er, at 99% aktivt bruger appen, mens de af os, der ofte udgiver og opdaterer manualer, er meget glade for, at der også er en desktop-version - William Engman, Bastard Burgers


Målingen af ægte engagement

Vi mener, at ægte engagement er drevet af motivation. Brugere vil gerne åbne Ziik og interagere med indholdet, fordi det er meningsfuldt og værdifuldt for dem. Hvis du vil måle medarbejderengagement med Ziik, kan du føje kvitteringer for læsning til vigtige indlæg og meddelelser. Derudover kan du se alle brugerstatistikker direkte på platformen. 


Dette er et mere sandfærdigt mål for engagement end at plage dine kolleger med spørgeskemaer og uddele virtuelle medaljer baseret på, hvor mange de gennemfører. Tænk bare over det: Hvilken virksomhed har de mest engagerede medarbejdere, den, der kan se medarbejdere logge ind på Ziik to eller tre gange om dagen for at løse faktiske forretningskritiske opgaver, kommunikere med kolleger eller få adgang til ofte stillede spørgsmål? Eller den, der bruger spørgeskemaer og tests til at kunne dokumentere, at deres medarbejdere faktisk har forstået deres processer?

At være i stand til at informere og aktivere dine medarbejdere for at skabe push and pull-effekter

Ziik er app-baseret (både iOS og Android), fordi det giver os mulighed for at skabe en brugeroplevelse, der kommer så tæt på perfekt som muligt, hvilket sikrer, at folk på jorden bruger det, når de går til platform. Vi kan også bruge push-beskeder og notifikationer på beskeder fra HQ - ligesom folk er vant til fra sociale medier. Dette skaber den perfekte balance mellem tryk og træk. 


Og du behøver ikke at tilpasse din virksomhed, så den passer til et bestemt setup, du har friheden til at skræddersy platformen til din virksomheds struktur og arbejdsgange. 

Integrer nye værktøjer til at udvide Ziik, mens du går

Hvis du har brug for at tilføje værktøjer til e-learning, vagtplanlægning, tjeklister eller noget andet, har vi en række partnere, vi kan integrere med, eller vi kan tilføje hurtige links til eksterne systemer og apps. På den måde kan du være sikker på, at du altid bruger den nyeste best-of-breed-teknologi til at give dig den funktionalitet, din organisation har brug for - intet mere, intet mindre. 


Der er ingen kompromiser, fordi hver løsning er valgt for deres fokuserede tilgang til at løse et bestemt problem. Og hvis det ikke er nok, kan du endda oprette dine egne integrationer via vores REST API (spørg din IT-afdeling). Kort sagt, du kommer til cherry pick dine løsninger til at skabe din ideelle opsætning. 


Giv Ziik en chance

Jeg håber du har fundet denne lille guide nyttig. Og hvis du er blevet nysgerrig efter Ziik, kan du besøge ziik.io for at starte en gratis 30-dages prøveperiode eller for at booke en online demo.